Νέο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Υποθέσεων Πολιτών (νέο Back-Office ΚΕΠ).

Σας ενημερώνουμε ότι από 11/11/2023 έχει τεθεί σε παραγωγική λειτουργία στα ΚΕΠ το νέο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Υποθέσεων Πολιτών (νέο Back-Office ΚΕΠ). Το νέο Back-Office ΚΕΠ ενσωματώνει τη δυνατότητα ηλεκτρονικής αποστολής της αίτησης του συναλλασσόμενου μέσω συστήματος, με τυποποιημένο e-mail προς τις καθ’ ύλην αρμόδιες υπηρεσίες, στις περιπτώσεις κατά τις οποίες δεν απαιτείται η αποστολή φυσικού έγχαρτου φακέλου.

Επισημαίνεται ότι στα αποστελλόμενα emails:

1. Το όνομα του αποστολέα είναι της μορφής «Σύστημα Υποθέσεων ΚΕΠ noreply@ekep.gov.gr»

2. Αποτυπώνεται ο αριθμός του αιτήματος ΚΕΠ στο θέμα του ηλεκτρονικού μηνύματος

3. Το ψηφιακά υπογεγραμμένο το έγγραφο της αίτησης αποστέλλεται ως συνημμένο και φέρει τα χαρακτηριστικά εγκυρότητας των εγγράφων της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης (ψηφιακή σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και μοναδικό αναγνωριστικό).

4. Τα δικαιολογητικά που συνοδεύουν την αίτηση, εφόσον υπάρχουν, περιλαμβάνονται στο έντυπο της αίτησης με τη μορφή συνδέσμου, ο οποίος ξεκινά με https://ekep.gov.gr/. Επισημαίνεται ότι θα πρέπει να γίνει λήψη του αρχείου (.pdf) της αίτησης προκειμένου να είναι ενεργοί και προσβάσιμοι οι σύνδεσμοι που εμπεριέχονται σε αυτή και αφορούν στα συνημμένα δικαιολογητικά.

Οι υπάλληλοι των καθ’ ύλην αρμόδιων υπηρεσιών για τη διεκπεραίωση των αιτήσεων, προκειμένου να έχουν πρόσβαση στα συνημμένα στην αίτηση δικαιολογητικά, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσουν Κωδικούς Δημόσιας Διοίκησης. Αναφορικά με τη δημιουργία των Κωδικών Δημόσιας Διοίκησης, σας γνωρίζουμε ότι ο υπάλληλος συνδέεται στην εφαρμογή https://webapps.gsis.gr/dsae/govuser  με τους προσωπικούς του κωδικούς TAXISnet και δημιουργεί τους Κωδικούς του Δημόσιας Διοίκησης. Αναλυτικές πληροφορίες και το σχετικό θεσμικό πλαίσιο διατίθενται στον ιστότοπο της ΓΓΠΣΨΔ https://www.gsis.gr/dimosia-dioikisi/loipes-ypiresies-dd/kodikoidimosias-dioikisis. 

Επισημαίνεται ότι η αίτηση καταχωρίζεται στο νέο ΒΟ και διαβιβάζεται αυτόματα μέσω email στην καθ’ ύλην αρμόδια για τη διεκπεραίωσή της δημόσιας υπηρεσίας ανυπόγραφη, προς διευκόλυνση των πολιτών και των υπαλλήλων. Το γεγονός αυτό δεν αναιρεί τη βούληση του πολίτη για τη διεκπεραίωση της συγκεκριμένης διοικητικής πράξης, καθώς αυτή διασφαλίζεται από τη διαδικασία που ακολουθείται από τα ΚΕΠ, δεδομένου ότι οι αιτήσεις των πολιτών εκτυπώνονται από το σύστημα, υπογράφονται από τον ενδιαφερόμενο πολίτη και τηρούνται στο αρχείο του ΚΕΠ, όπου και έχουν υποβληθεί, για διάστημα δύο (2) ετών. 

Διεύθυνση Υποστήριξης Λειτουργίας Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης

Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ